Excelには、効率的にデータ集計を行うためのピボットテーブルと呼ばれる便利な機能が搭載されています。しかし、実際にどうやって使うかわからない方も多いのではないでしょうか。ここではピボットテーブルを使うメリットや、その使い方についてご紹介いたします。これを機会にピボットテーブルをマスターしてみてください。
Excelには、効率的にデータ集計を行うためのピボットテーブルと呼ばれる便利な機能が搭載されています。しかし、実際にどうやって使うかわからない方も多いのではないでしょうか。ここではピボットテーブルを使うメリットや、その使い方についてご紹介いたします。これを機会にピボットテーブルをマスターしてみてください。
以前からExcelを使っている方はご存知かと思いますが、Excel2007にバージョンアップされた際、メニュー画面の大幅な変更がありました。それまでメニューバーとツールバーと呼ばれていた上部のインターフェイスが、リボンと呼ばれる形式に変更され、カテゴリ別に機能が分けられることになったのです。リボンは直感的でわかりやすいシステムですが、選べる機能が多いこともあり、場合によっては使うのが面倒になってしまうこともあります。
クイックアクセスツールバーは、使用頻度が高い機能をExcel上部、リボンより上にあるバーにボタンとして登録することできるツールです。
登録されたボタンをクリックすることで、Excelの機能を素早く実行できますから、わざわざリボンから機能を探す手間も省けます。クイックアクセスツールバーは常時表示されていますので、必要な時にすぐ実行できるのが魅力です。自分に必要な機能だけを追加したり、要らない機能を削除できたりするなどカスタマイズ性に富んでいます。
Excelでは、入力したデータの集計を行うことにより、実績の確認や分析などに役立てることができます。集計の方法は主に3つあり、状況に応じて使い分けることが大切です。
合計や平均など簡単な関数を使って手動で集計を行う方法です。規模が小さく項目が少ない集計に向いています。項目別の集計を行うには数式を変更するなど、それぞれで計算をやり直す必要があります。
Excelには「集計」という機能があり、リスト形式になっているデータをグループにまとめ、小グループごとに小計や、それらの合計を求めることができます。アウトライン機能が備わっており、見たいグループだけにまとめて確認することもできます。項目は少ないものの、規模が大きい集計に向いています。
ピボットテーブルは、Excelでクロス集計が行える機能で、2つ以上の項目をそれぞれ組み合わせて集計ができます。項目数や規模が大きいデータに対しても有効で、1つのデータをさまざまな視点から分析することができる特徴を持っています。
例えば、複数店舗の売り上げ実績を管理する場合、その店別の売り上げのデータと、何を売ったかのデータなどが入力されます。これらのデータを集計する場合、店舗別で集計しなければなりませんし、商品別でも集計を行わなければなりません。さらに複数の項目があれば、データを分析する際の集計データの量も膨大になることでしょう。
しかしピボットテーブルがあれば、1つの表でさまざまな項目を組み合わせて集計ができます。
あるお店の売り上げデータを、ピボットテーブルで分析してみましょう。
まず、元になるデータを作成しますが、ここでは列に販売店、販売日、商品名、売上金額をそれぞれ入力します。
そしてデータの入力してあるセルを選択した状態で、タブの「挿入」から「ピボットテーブル」を選択し、範囲が表全体に入っていることを確認してOKをクリックします。
すると、別シートにピボットテーブルの作成画面が表示されますので、例えば行に販売店と販売日、列に商品名を設定すれば、店別と販売日別の集計表が出来上がります。
また、販売日や店をフィルター欄に入れて設定すれば、販売日や店ごとの集計も出せます。フィルターで項目別の集計ができることはもちろん、フィールドに入れる項目を調整することでもさまざまな集計や分析を行えますので、いろいろ設定してみてください。
このように、通常の計算方法ではとても時間がかかる集計作業も、ピボットテーブルを使うことで大幅な時間短縮が期待できます。上記を参考にピボットテーブルを使いこなして、集計作業を楽にしましょう。
