Excelの業務効率化を図れる？ VBAやマクロとは？

VBAとは「Visual Basic for Applications」の略で、パソコンにさまざまな命令を出したり、処理したりできるプログラミング言語の1つです。VBAはMicrosoft officeで使うことができ、手動で行っている複数の処理を自動化させたり、独自のフォームをデザインしたりすることで、アプリケーションソフトのような使い方も可能です。

VBAはプログラミング言語になりますので「ちょっと難しそう」と思われる方も多いのですが、Excelでは処理を自動化させるための「マクロ」と呼ばれる機能が備わっており、手順を録画するような感覚でマクロに記録させることにより、面倒な複数処理を簡単に自動化させることも可能です。マクロもVBAのプログラミング言語として記録されるため、マクロの作業に慣れたらその内容を確認してアレンジし、さらに複雑な処理をさせることも実現できるでしょう。

例えば、お客様のデータを抽出して印刷させる際、フィルタを用いてお客様の情報を探し出し、その情報を別のシートへコピーして印刷するといった作業をしなければなりません。このような複雑な処理もマクロとして登録し、ボタンに割り当てることでスピーディーに処理を行ってくれます。このようにVBAやマクロはExcelの作業工数を大幅に削減することができるツールとして重宝されています。

ExcelのVBAやマクロでは、さまざまな手動で行う処理を自動化してくれますので、集計や分析、報告書や日報作成など多くの部分で業務効率化が期待できます。日々の業務フローで作業内容が決まっており、ただデータを入力していくだけの単純作業でない業務であればVBAを利用することで効率アップをすることができると言えるでしょう。

例えば社員の勤怠データの作成や税金等の計算、業務データの分析や抽出、さまざまな電子データの照合作業など、今まで手計算や目視で行っていた作業などは、特にVBA化することで今まで数十分かかっていた作業が数秒で終わるなど、大幅な業務効率化が期待できると言えます。

ExcelのVBA、マクロの利用は、すでに業務フローが完成している状態で、日々同じ作業や操作をくり返す業務では高い効果を発揮しますが、業務フローがすぐに大幅に変わる可能性があるものや、月1回など更新頻度が高くないものについては、マクロ化をしてもそれほど恩恵が受けられません。

作業方法が頻繁に変わる場合は、その都度プログラムを修正する必要があり、非常に時間もかかってしまいます。また、更新頻度が低い作業においては、プログラムを開発する工数と照らし合わせながら行う必要があります。例えば年に数回しか行わない業務であれば、莫大な時間をかけてプログラムを作成するより、その都度手作業で行った方が効率的ということも考えられます。今ある業務フローを見直し、作業方法を締結させた後に「どこにマクロ化を導入させるのか」をしっかり決めてから行うことが大切です。

VBAやマクロは業務効率化の強い味方となりますが、導入には業務フローや作業内容をよく把握することが大切です。VBAやマクロを使うときには、上記の点に注意しながら上手に業務改善を行ってみてください。