困ったとき必見！ Excelのトラブル対応集

よくあるのが印刷にまつわるトラブル。印刷したいセルが切れてしまい、2枚目の端のほうに少しだけ印刷されているといったケースです。Excelでは表示範囲が大きいと1枚では収まりきらずに、2枚目に印刷されてしまうことがあります。印刷を行う前に印刷プレビューを表示し、1枚に収まっているかを確認しましょう。

1枚に収まっていない場合は、印刷プレビューの設定画面で、「シートを1ページに印刷」を選択すると、大きさを縮小して1枚に収まるように印刷してくれます。文字があまりに小さくなってしまう場合は、セルを区切りがいいところでシート別に分割するなどして対処しましょう。

Excelはデータ量が膨大になればなるほど読み込む時間がかかります。特に多くの計算式が入っている場合はファイルを開いたり、セルの操作を行ったりすると、自動的に計算を始めるため、その都度処理に時間がかかります。

開始時の読み込みやExcelの反応が鈍い場合は、自動計算を手動計算に切り替えましょう。方法としては、ファイルからオプションを選択し、数式タブの中にある計算方法の設定を確認します。通常はブックの計算では「自動」が選択されていますので、「手動」にチェックを移します。計算をさせる場合は数式タブの「再計算実行」をクリックすれば、その時点で再計算を実行します。

これ以外に、不要なシートやセルの削除を行うことで、読み込み速度を上げることができます。一見空白に見えても、計算式がコピーされたままになっていることもあるので気を付けましょう。

数式が間違っていたり、Excelが計算式を判断できなかったりする場合は、数式や値が出ずエラーが表示されます。エラーコードの一つである#DIV/0!は0や空白で割り算を行う場合に表示されるので、IFERROR関数を使って表示を消すようにします。

#REF!は参照先セル内に数字や文字列が見当たらない場合に表示されます。参照先の内容が削除されていないか、あるいは移動されていないかを確認してみましょう。

#N/AはVLOOKUP関数を使った数式で、検索先が空欄などで表示されます。IF関数を使って「空白なら何も表示しない」という数式を追加させることで回避できます。

数値を入力したはずなのに、いきなり日付に変わってしまうトラブル。これはExcelが日付だと判断し、自動的に日付に変更してしまうことで発生します。

これを文字列として強制的に入力する方法は、入力時にShift + 7を入力すると「'」と出ます。そして、そのあとにそのまま任意の文字を入れます。こうすることで例えば1/5と入力しても、1月5日にはならず、1/5（五分の一）として表示されます。

このほか、範囲を指定してセルの書式設定の表示形式で「文字列」を選択することでも同様の効果を得ることができます。

○○＠やhttp://などから始まる文字をセルに入力してしまうと、勝手に文字が青色の下線に変わり、そのセルをクリックするとメールソフトやブラウザが起動してくる厄介な機能。これはハイパーリンクという自動設定がExcelに備わっているために起こる現象です。

とりあえずセルを選択したい場合は、マウスで長押しすれば選択できます。ハイパーリンク自体を削除したい場合は、そのセルを右クリックし「ハイパーリンクの削除」を選択すれば、普通の書式に戻ります。また、最初からハイパーリンクを表示させたくない場合は、Excelのオプションを選択し、続いて文字校正からオートコレクトのオプションを選択、入力オートフォーマットの中の、「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」のチェックマークを外せばOKです。

ここではExcelでよくありがちなトラブルについてご紹介しました。同じようなトラブルが起こった場合は、上記を参考にうまく対処しましょう。