社内ネットワークにおいて、複数の社員でひとつのExcelファイルを使って作業したい場面もあると思います。Excelではファイルの共有ができるようになっており、設定しておくことで複数人での作業が可能になります。ここでは、Excelファイルを共有する方法や、共有する際に気を付けることをお伝えします。
社内ネットワークにおいて、複数の社員でひとつのExcelファイルを使って作業したい場面もあると思います。Excelではファイルの共有ができるようになっており、設定しておくことで複数人での作業が可能になります。ここでは、Excelファイルを共有する方法や、共有する際に気を付けることをお伝えします。
社内ネットワークなどに保存しているExcelのファイルを誰かが開いているときに、ほかの人が開こうとすると、「編集のためにロックされています」というメッセージが表示されます。
この場合、読み取り専用モードで開くことはできますが、編集してファイルを更新することはできません。この機能により、誰かが勝手にファイルに変更を加えるのを防止することができますが、複数人でひとつのファイルを使って作業を行いたいときには都合が悪いことになります。
Excelファイルには、共有設定をかけることができます。Excelファイルを共有にすることで、複数人での作業が可能になります。
Excelファイルを共有設定する方法は、「校閲」タブから「ブックの共有」をクリックし、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れます。共有になったブックは、タイトルバーに「共有」の文字が表示されます。
Excelファイルを共有した場合、使用できなくなる機能がいくつかあります。Excelファイルの共有で制限される機能のうち、主なものは次のとおりです。
これらの機能を使う必要がある場合には、ファイルを共有にする前に設定しておくか、共有設定をいったん解除して設定する必要があります。
Excelファイルを共有設定した場合、ほかの誰かに思わぬ変更を加えられてしまうこともあります。共有設定をする前にもバックアップをとっておくことも必要ですが、作業中にもこまめにバックアップをとっておくと安心です。
また、複数人で作業しやすいように、誰かが説明しなくても、見るだけで理解できるような仕様にするよう工夫しましょう。
誰かが勝手に共有設定を解除するようなことがあっても困ります。「校閲」タブの「ブックの保護と共有」で、「変更履歴付きで共有する」にチェックを入れたうえでパスワードを設定しておけば、管理者以外が共有設定を解除するのを防ぐことができます。
iFUSIONは、Excel情報の収集、管理、利用を効率化するシステムです。iFUSIONを使うことにより、Excelファイルの共有も簡単にでき、業務効率化をはかることができます。
たとえば、iFUSIONでは、各拠点からの予算報告、営業報告、売上報告などのExcelファイルのデータを収集し、データベース化して一元管理できます。データベース化することにより、分析から報告書作成までがスピーディに行えます。
社内でExcelを使って管理しているデータは、データベースとしてまとめておくと業務を大幅に効率化できますが、データの収集と統合には多くの手間と工数が掛かるという問題があります。iFUSIONは、データを収集し、統合するために大きく役立ちます。iFUSIONを使えば、これまで集計にかかっていた手間を自動化でき、本来の分析業務に集中できます。
