Excelのデータを管理するときに知っておくべきこと

入力するときのルールを決める

Excelでデータ入力をするときには、あらかじめルールを決めてそれに従って入力していくことが大切です。Excelでは、セルに数値でも文字でも自由に入力ができます。また、ひとつのデータをいろいろな形で表示することもできます。

こうしたExcelの機能は、視覚的にわかりやすくすることなどを考えれば便利なこともありますが、データ管理をするうえで統一性がなくなってしまい、妨げになることがあります。

たとえば、電話番号を「(03)」と( )を使って表示するか、「03-」とハイフンだけで表示するか、統一しておかなければデータを抽出する際にうまくいかないことがあります。また、見た目をよくするために、セルを結合して文字や数値を表示している場合も、データをうまく取り出せなくなってしまいます。

そういった事態に陥ることを避けるためにも、同じデータベースを複数の人で扱う場合は、入力規則などの機能を活用しましょう。

ファイルを細かくわけない

Excelを使ってデータ管理をするときに、ひとつのシートしか使わなければ、どんどんファイルが増えていってしまいます。Excelでは、ひとつのファイル（ブック）にいくつものシートを作ることができます。

Excelで管理するデータは、ファイルで細かくわけるのではなく、できるだけシートでわけるようにしましょう。シートは枚数も自由に設定でき、順番も変えられるため、シートを活用することでデータ管理がしやすくなります。

ひとつのシートにひとつの表を記載する形にしておけば、混乱することもありません。同じブックのシートは連動しており、ひとつのシートに行った処理をほかのシートに反映させることもできますから作業効率もよくなります。

なお、途中でどうしてもファイルをわけたくなった場合にも、特定のシートだけわけて保存することができます。また、その際、原本ファイルにはファイル名に【原本】と加えるなど原本ファイルであることが一目でわかるようにし、ほかのファイルとは別で管理しましょう。

印刷用ファイルと編集用ファイルをわける

Excelでデータ管理をするときには、印刷用のシート（ブック）と編集用のシート（ブック）をわけるのがポイントです。編集用のシートに入力したデータを印刷用のシートにリンクさせて印刷すれば、データはデータでまとめて保存ができ、印刷の際にも統一性を保持することができます。