業務において、毎日膨大なデータを収集し、集計している方もいるのではないでしょうか？ 収集したデータを適切に管理し、集計するときに役立つ仕組みがデータベースです。実は、Excelでもデータベースを作成することができ、入力したデータの集計や抽出などを行うこともできます。
今回は、Excelでデータベースを作成する際のコツについてご紹介いたします。
業務において、毎日膨大なデータを収集し、集計している方もいるのではないでしょうか？ 収集したデータを適切に管理し、集計するときに役立つ仕組みがデータベースです。実は、Excelでもデータベースを作成することができ、入力したデータの集計や抽出などを行うこともできます。
今回は、Excelでデータベースを作成する際のコツについてご紹介いたします。
データベースとは、たくさんのデータを後から検索したり、保管しやすいように一定のルールにもとづいて整理したデータの集合体を指します。例えば顧客の情報をデータベース化したい場合、「名前」「住所」「電話番号」などの要素を作成し、それを「あいうえお順」など、一定のルールで整理していきます。
パソコンでデータベースを管理する場合、Excelと同じMicrosoft 社のソフトウェア「Access」を使用することが一般的と言われています。Accessはもともとデータベースの管理に特化したソフトで、膨大なデータを複雑に管理するのに向いている一方、データベースの設計や管理には高いスキルが求められます。しかし、簡単なデータベースであればExcelでも作成することができ、少しコツをつかめばAccessのスキルがない方でも、データベースを設計することができます。
Excel2003では、「リスト」という機能があり、データの並び替えや抽出、集計などが簡単にできるようになりました。Excel2007以降ではデータベース管理がさらに行いやすくなった「テーブル」という機能が追加されています。
まずはExcelにデータを入力していきます。基本的には「A、B、C･･･」の列に項目を入力し、「1、2、3…」の行にそれぞれのデータを入力します。データの入力が終わったら、テーブル化させましょう。
テーブル化するには、データが入力されているセルを選択し、「ホーム」タブ内にある「テーブルとして書式設定」をクリックします。テーブルのスタイルの一覧が表示されるので、目的に合ったデザインを選びましょう。
その後、「テーブルとして書式設定」というウインドウが表示され、データ範囲を指定することができます。範囲を確認して問題なければ「OK」をクリックすると、表のデザインが変わり、データがテーブル化されます。
テーブル化したデータは「列1、列2……」と項目が設定され、項目ごとに抽出（フィルタ）や並べ替えなどができます。項目は後から「名前」や「電話番号」のように名称を変更することもできます。さらに、セルの右側にある▼マークをクリックすることで、より詳細にデータの管理もでき、テーブルを指定しているときに画面上部に表示される「デザイン」タブから、集計行の追加やデザインの変更も可能です。必要に応じてデータを追加したり、集計したりするときに使ってみてください。
それでは、データベースを作成するときのコツをいくつかご紹介しましょう。
データベースの基本は、項目となるデータフィールドは横並びにし、データ自体を縦方向に入力しておくことです。例えば住所録を作成する場合、「A、B、C…」の列に「名前」「住所」「電話番号」などの項目を並べ、「1、2、3…」の行に、データを入力していきます。
もともとのデータが縦横逆の場合は、一度データ全てをコピーし、「形式を選択して貼り付け」を選び、「行列を入れ替える」にチェックを入れて、縦と横の項目を入れ替えておきましょう。
セルの結合をしてしまうと、データベース機能がうまく働かなくなります。必ず1つのセルに1つのデータを入力するようにし、セルの結合をしないように注意しましょう。
データの数が多くなると、どれがどの項目かわからなくなってしまいます。フィールド行を固定しておけば、画面をスクロールさせても項目が常に表示されるようになります。フィールド行のすぐ下のセルを選択し、「表示」タブの「ウインドウ枠の固定」をクリックしておきましょう。
Excelでは数字なら数字、カナ文字ならカナ文字など、その項目に入力制限をかけることができます。これにより、データの入力間違えや、データがバラバラになってしまうリスクを防ぐことができます。任意のセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」を選んで、入力値の種類などを選択しておきましょう。
Excelでデータベース化する場合、一定のルールがあるものの、一度ルール通り作成してしまえば、容易に抽出や集計ができるようになります。
このようにExcelをデータベースとして利用できるのですが、お客様から良く聴くお話が「習得までの時間が掛かる」「作成者が会社を辞めたら改修ができなくなった」というのが多いです。そうなると改修に工数が発生し、最悪は新たにExcelデータベースを作製しなければなりません。当社でもExcelデータベースの改修についてご相談をいただく事があります。
このような無駄・手間が、一時期各企業がExcelの利用から脱却しようとした背景です。
しかし、ほぼ大多数の企業がExcelを使っている状況・従業員のExcelに対する慣れ親しみから未だにExcelは業務に欠かせないツールとなっています。
この記事を読んで「Excelでデータベースを作っても色々な問題が…」とお考えの方は、ぜひ当社の「iFUSION」をご検討下さい。使い流れたExcel資産を簡単にデータベースに。多数のExcelシートを文責する手間、Excelデータベースを管理する必要が無く、従業員のみなさまも、いまお使いのエクセルシートをそのまま使えるので大きな教育は必要としません！
