膨大なデータの中から、特定の条件に合うデータを抽出したり、条件に合ったデータの数を求めたりするのはExcelの得意分野と言えます。これらはLOOKUP関数やDCOUNT関数を使えば実現できますが、オートフィルタと呼ばれる簡易的な方法で抽出する方法もあります。
ここでは、抽出をするための関数やオートフィルタの使い方についてご紹介いたします。
膨大なデータの中から、特定の条件に合うデータを抽出したり、条件に合ったデータの数を求めたりするのはExcelの得意分野と言えます。これらはLOOKUP関数やDCOUNT関数を使えば実現できますが、オートフィルタと呼ばれる簡易的な方法で抽出する方法もあります。
ここでは、抽出をするための関数やオートフィルタの使い方についてご紹介いたします。
Excelでは、データベースが作成でき、必要に応じてそのデータを参照したり、検索したりすることができます。手軽にデータを検索する方法として、ホームタブから検索ツールを使って調べる方法がありますが、応用力が低く、ワードが一致したセルを調べることしかできません。一方、関数を使えば、効率的にデータを抽出したり、複数のデータを一度に呼び出したりすることも可能です。
検索の関数は、表やリストから検索条件に一致するデータを抽出することができる関数で、代表的なものとしてLOOKUP（VLOOKUP、HLOOKUP）関数や、DCOUNT（DCOUNT、DCOUNTA）関数などが挙げられます。
それでは、LOOKUP関数やDCOUNT関数がどんな関数なのか説明していきましょう。
LOOKUP関数は、表やリストなどの指定された範囲から、左端の列や上端の行から検索し、指定された場所のデータを返す（表示させる）関数です。VLOOKUPは横方向（列）ごとにデータが入力されているリストに対して有効で、HLOOKUPは縦方向（行）ごとにデータが入力されているリストで使用することができます。
例えば、商品コードや商品名、単価などの一覧表を検索範囲として登録しておけば、検索欄に商品コードだけ打ち込めば、商品名や単価が表示される仕組みを作ることができます。複数のデータを一度に表示できるため、顧客名簿などさまざまなデータに流用が可能で、多くの現場で多用されている関数です。
DCOUNT関数は、指定した条件を満たす数値のデータがいくつあるかを求めることができる関数です。
例えば、あるクラスの成績表を作成し、80点以上の人の数、50～60点の人の数を求めるなど、複雑な集計も可能です。また、DCOUNTA関数では、数値だけでなく、文字などの入ったデータも返すことができます。複数組み合わせることで、特定の条件を満たすデータの個数も簡単に調べることができますので、ぜひ覚えておきましょう。
関数を使わない手軽な抽出方法として、オートフィルタを使う方法があります。フィルタを適用させたいリストを選択した後、「データ」タブの「フィルター」をクリックすると、リストの先頭の各項目に▼マークが表示されます。
このマークをクリックすると、昇順や降順に並べ替えが行えるほか、数値フィルターを使って任意の数字より大きいデータだけ表示させたり、テキストフィルターを使って任意の文字が入った列だけ表示させたりといったことができます。
例えば顧客名簿であれば、50,000円以上利用している顧客だけを表示させたり、男性の顧客だけ表示させたりができます。また、複数の条件でフィルターをかけていくこともできます。ある特定条件だけのリストを表示させたいときなどには便利と言えるでしょう。
せっかく表やリストを作っても、それを使いこなせなければ意味がありません。上記を参考に、関数やフィルターなどExcelの便利な機能を使ってデータ抽出をしてみましょう。
