AccessとExcelはどちらもマイクロソフト社のOfficeシリーズのソフトです。どちらのソフトもデータを入力したり、保存したデータを抽出、加工したりできますが、それぞれ得意とする分野が違います。AccessとExcelの違いを理解し、業務に応じて最適なソフトを使いましょう。
AccessとExcelはどちらもマイクロソフト社のOfficeシリーズのソフトです。どちらのソフトもデータを入力したり、保存したデータを抽出、加工したりできますが、それぞれ得意とする分野が違います。AccessとExcelの違いを理解し、業務に応じて最適なソフトを使いましょう。
Excelはマイクロソフト社の提供するOfficeアプリケーションのうち、表計算ソフトになります。パソコンに最初からインストールされていることが多く、また、ビジネスの場面でも使用頻度が高いソフトです。Excelには、主に次のような機能があります。
集計表を簡単に作成できます。合計を自動的に計算してくれるなど、計算機能も備わっています。
表をもとにグラフを作成することができます。
住所録などのデータベースを効率よく入力することができ、並べ替えなどもできます。
説明図やフローチャートなどの図表を作成できます。
ワープロと同じように文書を作ることができます。
Excel VBAというプログラミング言語を使ってプログラムを作成することができます。
Accessは、マイクロソフト社のOfficeアプリケーションで、データベース管理ソフトになります。データベースとは、データを集めたものになります。データベースとして保存しておくことで、大量のデータを必要に応じて利用することができますが、Accessではこうしたデータベースを管理するのに便利な機能が備わっています。主に次のような機能があります。
Accessでは、データベースを作成し、保存することができます。Accessで保存できるデータベースは上限が1ファイルにつき2GBとなっており、大量のデータの蓄積が可能です。
Accessでは、保存したデータを目的に応じた形で取り出し、加工したり、分析したりすることができます。取り出したデータを集計したり、複数の表を結合させたりすることも可能です。さらに、保存したデータは、さまざまな形式で印刷することもできます。
Accessでは、データベースをビジネスに利用するためのアプリケーションが簡単に作成できます。Accessを利用してプログラミングすることにより、住所管理システム、販売管理システム、在庫管理システムなどの作成も可能です。
ExcelとAccessは作業画面の見た目が似ているうえに、どちらもデータ入力をすることでデータベースを作成できるという共通点があります。けれど、ExcelとAccessは違う目的のために作られたソフトですから、目的に応じて使いわけたほうがよいでしょう。
まず、データが少ないときにはExcelでもそれほど困ることにはなりませんが、データが大量になると、Excelは動作が遅くなってしまいます。大量のデータを扱うときには、データベース管理ソフトであるAccessのほうが扱いやすくなります。
また、Excelでは数値データだけでなく文字も自由に入力できますが、Accessでは数値を入力すると決めた列には数値以外は入力できません。
AccessとExcelは何となく似ているのでどこが違うのかよくわからないという人もいると思います。それぞれの特徴を知っておくことで、適切なソフトを使って業務を効率化することができます。特に、Accessにはなじみのない人も多いと思いますから、上記を参考に、使いわけを試みてみましょう。
